Le budget est le principal outil de gestion financière des entreprises.
Sa mise en place et sa maintenance dans les grands groupes requièrent des bataillons entiers de contrôleurs financiers et de consultants. Des heures et des heures à échanger des informations, à consolider des chiffres et faire des allers-retours entre décideurs et managers opérationnels.
Un travail de longue haleine, mais qui en vaut la peine.
Car établir un budget, c’est sortir la tête de l’eau et se projeter un an devant soi. C’est challenger ses partenaires pour améliorer les performances de l’entreprise. C’est être en mesure de transformer un système comptable en un système de gestion opérationnelle.
Contrairement aux idées reçues, le contrôle budgétaire n’est pas un outil réservé aux grands groupes.
Bien au contraire.
Il permet aux entreprises de toutes tailles de se projeter et d’atteindre des objectifs ambitieux.
Pour mettre en place votre budget d’entreprise, voici les 5 étapes détaillées ci-dessous :
Étape 1 : Définir en amont la stratégie d’entreprise
Étape 2 : Décliner la stratégie en objectifs SMART
Étape 3 : Échanger avec les opérationnels
Étape 4 : Respecter une logique claire
Étape 5 : Faire vivre son budget
Étape 1 : Définir en amont la stratégie d’entreprise
C’est le point de départ.
Nombreuses sont les entreprises qui se lancent têtes baissées dans la construction de leurs budgets sur Excel, sans avoir bien défini leur stratégie au préalable.
Or, le but du processus budgétaire est d’accélérer le déploiement et l’atteinte de la stratégie établie par le ou les dirigeant(s), tout en améliorant la performance de l’entreprise.
Il est donc nécessaire d’établir en amont un plan de développement à long terme (en général 5 ans) et de le décliner ensuite en étapes à moyen et court terme (3 ans et 1 an).
Cela permet de donner aux collaborateurs une vision stratégique et économique claire, et aux dirigeants de décliner des plans d’actions et des objectifs SMART.
Étape 2 : Décliner la stratégie en objectifs SMART
La stratégie établie doit ensuite être diffusée dans l’entreprise.
Mais pour pouvoir la mettre en place, le facteur clé de succès sera de découper l’objectif final (doubler le CA, se lancer à l’international, devenir leader du marché, etc.) en plusieurs objectifs SMART :
- Spécifiques : des objectifs définis clairement
- Mesurables : quantifiables, chiffrés (+20% de CA, marge brute de 34%, etc.)
- Atteignables : à la hauteur des ambitions des dirigeants, mais à la portée de l’entreprise
- Réalistes : des objectifs pertinents et cohérents par rapport aux ressources disponibles
- Temporellement définis : une deadline doit être attribuée à chaque objectif, pour mesurer l’avancement et faire progresser la dynamique d’entreprise
Il est plus simple d’atteindre un objectif ambitieux, si celui-ci est découpé en plusieurs étapes.
“ Va aussi loin que tu peux voir. Quand tu seras arrivé, tu pourras voir encore plus loin.” JP Morgan.
Un chiffre d’affaires ou un résultat budgétés, ne sont rien d’autres que des objectifs déclinés sur le court terme, dans le but de réaliser la stratégie fixée en amont, sur le long terme.
Prenons l’exemple d’une jeune entreprise ayant une stratégie de pénétration de marché.
Sa volonté est claire : intégrer rapidement et de manière pérenne son marché cible.
Pour déployer cette stratégie et connaître son avancement, elle devra fixer des objectifs de chiffre d’affaires pour chaque points de vente positionnés sur ce marché. Elle sera alors à même de mesurer les écarts (positifs comme négatifs) entre réalisé et prévisionnel et d’avancer vers l’atteinte de ses priorités stratégiques.
Étape 3 : Échanger avec les opérationnels
Une fois ces deux premières étapes effectuées, un budget peut très bien être construit en une après-midi par un contrôleur de gestion. Puis envoyé aux différents responsables via un simple e-mail.
Mais ce n’est pas le but.
Le budget est un outil de communication. Une communication “top-down” : du sommet stratégique vers les opérationnels et “bottom-up” : des opérationnels vers le sommet stratégique.
Ce doit être également un outil de délégation, de motivation et d’apprentissage au management.
Trop peu d’entreprises en sont conscientes.
Les objectifs doivent donc être présentés aux responsables chargés de les atteindre. Il s’ensuit alors des discussions constructives sur la possibilité d’atteindre ces objectifs de manière réaliste (le A et le R de SMART 😉).
Cette discussion va permettre également d’identifier les besoins d’investissement (CAPEX), ressentis par les opérationnels. De connaître aussi les besoins en termes d’OPEX (de charges opérationnelles) et donc de construire son budget d’investissement et son budget de charges, en adéquation avec les personnes au contact du terrain toute l’année.
Étape 4 : Respecter une logique claire
On parle d’articulation budgétaire.
En premier lieu, vous devez vous concentrer sur le budget des ventes : quel est le chiffre d’affaires ciblé ? Comment est-il répartit ?
Selon votre modèle d’affaires, vous devez ensuite construire les budgets de production et d’approvisionnement, en fonction des ventes prévues et des capacités de votre outil économique.
Vient alors le budget des charges : les dépenses nécessaires à l’activité de l’entreprise (charges d’exploitation, services extérieurs, salaires, cotisations sociales et fiscales, etc.).
Ensuite, vient le budget d’investissement. Quelles ressources (à long terme) devra-t-on mettre à la disposition de l’entreprise pour atteindre ses objectifs ? Quel sera le coût de ces ressources ?
À ce niveau du processus budgétaire, vous serez capables de connaître votre atterrissage : le résultat attendu pour l’entreprise et ses différentes unités, produits ou encore clients. Enfin, vient le budget de trésorerie.
Car faire des profits c’est bien, mais faire du cash c’est mieux.
Le budget de trésorerie est un outil central pour tout dirigeant d’entreprise.
Il permet :
- de prévoir les flux de trésorerie entrants et sortants
- d’anticiper les moments difficiles
- de mettre les meilleures ressources financières en face des besoins d’investissement
Et surtout, de gagner en sérénité.
Car un budget de trésorerie maîtrisé permet au dirigeant de se concentrer sur sa stratégie, en ayant conscience que le BFR (besoin en fonds de roulement) c’est-à-dire le décalage temporel entre les encaissements et les décaissements soit bien maîtrisé.
Vous êtes alors en mesure de construire votre bilan et votre compte de résultat prévisionnels.
Ce qui faut retenir
1 – Budget des ventes
2 – Budget de production et des approvisionnements
3 – Budget d’investissement
4 – Budget des charges
5 – Budget de trésorerie
Étape 5 : Faire vivre son budget
Dans un environnement mouvant, où le rythme du changement bat son plein et où la concurrence arrive de tous les côtés, une entreprise ne peut se contenter de suivre un prévisionnel budgétaire figé, construit plusieurs mois auparavant. Sans compter les impacts sans précédent d’une crise sanitaire et économique que l’on a connu en 2020.
Un budget doit vivre, tout au long de l’année. De plus en plus d’entreprises optent pour un “rolling forecast” (prévisions glissantes) ou pour des “re-forecast”.
Et ce n’est pas pour rien.
En effet, en fonction de la conjoncture économique, des opportunités d’affaires, ou encore de l’intensité concurrentielle, les différents budgets vont être amenés à évoluer au cours de l’année.
Ainsi, un budget fixe ne doit pas venir brider les capacités des commerciaux à aller au-delà des objectifs si la conjoncture s’y prête. De même, un budget fixe peut empêcher les fonctions R&D ou créatives de prendre des initiatives ou de saisir des opportunités.
Il est fondamental de comprendre qu’un budget est à la fois un outil de gestion, de communication et de motivation.
Sa mise en place nécessite un travail stratégique en amont, des discussions entre dirigeants et opérationnels et une mise à jour constante. Il est envisageable, par exemple, de faire appel à un DAF externalisé pour structurer le budget.
Afin de piloter leur entreprise de manière efficace, les dirigeants et leurs partenaires financiers devront d’une part mettre en place des objectifs SMART, et d’autre part construire une articulation budgétaire.
L’entreprise disposera alors d’un outil de gestion optimal, permettant d’atteindre les objectifs les uns après les autres.
L’équipe de Mindset Finance.
Vous êtes intéressés par la mise en place d’un processus budgétaire dans votre entreprise ?
