Votre entreprise grandit et vous ressentez le besoin de structurer les fonctions financières et administratives ? Avant de vous lancer dans cette tâche, analysons ensemble le rôle d’un service financier et les différentes formules possibles (expert-comptable, DAF externe ou DAF salarié). Détaillons ensuite, comment organiser une direction financière, en passant en revue les étapes de la mise en œuvre opérationnelle.
Direction financière : objectifs et formes possibles
Le directeur financier poursuit plusieurs objectifs dans l’entreprise. Découvrons les facettes de son métier.
Rôles du directeur financier
Tout d’abord, il doit éclairer le dirigeant sur la marche économique de l’entreprise. Pour avoir la capacité de remplir correctement ce rôle, il veille à mettre en place les outils, procédures et équipes, afin de maîtriser les flux de la société et leur traduction dans les chiffres. Comptabilité, trésorerie, analyses de gestion, juridique, voire informatique et ressources humaines, voilà son champ d’intervention classique en PME ou start-up.
Garant du bon fonctionnement administratif de l’entreprise, le DAF s’assure que les processus s’exécutent parfaitement et que les zones de risques sont identifiées. Il contribue à définir les procédures pour réduire leur survenance, c’est le volet « contrôle interne » de son poste.
Le DAF est un communicant, il doit faciliter une organisation fluide au service de tous. Pour la construction budgétaire, il échange avec tous les managers, et occupe une place centrale dans la mise en œuvre, aux côtés de la direction générale.
Véritable business partner du chef d’entreprise, il l’accompagne dans toutes les phases importantes de la vie de la société : réflexion stratégique, études d’investissements, évolutions juridiques, implémentation d’un ERP, lancement de nouveaux produits, etc.
Enfin, il est l’interlocuteur privilégié, par son expertise, des banquiers, investisseurs, commissaires aux comptes et administrations diverses. Le dirigeant doit pouvoir lui déléguer ces tâches.
Formules possibles pour structurer une direction administrative et financière
Les prémices : gérer tout seul avec l’appui d’un cabinet d’expertise comptable
Vous avez lancé votre société avec une structure administrative probablement légère. En général, dans les premiers temps, vous avez recours à un accompagnement externe auprès d’un cabinet d’expertise comptable. Il enregistre les factures, saisit les écritures comptables et établit le bilan annuel ainsi que les déclarations fiscales et sociales. En cas de décision nécessitant de la technicité financière, vous vous faites conseiller par l’expert-comptable qui gère votre dossier.
Externaliser : recours à un DAF à temps partagé
Le développement de l’activité exige une forte réactivité au quotidien et des prises de décision, étayées par des données financières pointues. Vous souhaitez affiner votre approche de la rentabilité, des marges commerciales ou des prix de revient de vos fabrications ? Soit le cabinet d’expertise comptable qui vous suit dispose des compétences et des ressources pour vous épauler, soit vous recherchez une autre forme d’accompagnement auprès d’un DAF à temps partagé.
C’est la première étape pour mettre en place une direction financière interne. Le DAF externe assume les fonctions d’un contrôleur de gestion. Il pilote souvent à ce stade les ressources humaines et l’informatique. Peu à peu, il fait évoluer votre structure administrative et se charge de recruter notamment un comptable, voire un contrôleur de gestion, selon le développement de l’activité.
Internaliser : embaucher un directeur financier
La société se développe de plus en plus et vous aurez besoin de personnes dédiées à 100% aux sujets administratifs et financiers. Vous allez donc recruter un DAF salarié, un comptable, un contrôleur de gestion etc. Logiquement vous créez alors le poste de RAF ou de DAF salarié.
À terme, ce poste est occupé à plein temps et inclut le pilotage de la comptabilité internalisée jusqu’à l’établissement du bilan. L’entreprise dispose souvent d’un ERP et un service contrôle de gestion apporte les analyses et éclairages sur l’activité économique.
Cette étape peut être hybride. Vous pouvez tout à fait conserver un DAF à temps partagé puis recruter un office manager salarié ou un profil de RAF, etc.
Comment organiser une direction financière : les étapes de la mise en œuvre
Concrètement, comment un directeur financier externalisé ou interne va-t-il opérer pour mettre en place son organisation dans votre société ?
Découverte de l’entreprise et communication
Pour commencer, le DAF à temps partagé ou salarié qui arrive dans une société, s’attache à connaître et à comprendre le chef d’entreprise. Une entente parfaite est indispensable. Rappelons le rôle de gardien du temple qui lui incombe, sans compter celui de business partner. La confiance doit s’instaurer pour envisager d’aller plus loin dans la collaboration. Le financier doit percevoir la vision du dirigeant, sa stratégie et son business model. Il découvre aussi les clients, les produits ou les services offerts.
Dans cette étape, il rencontre également tous les managers et les membres du comité de direction, il s’imprègne de l’activité, de ses spécificités, il analyse les flux et inventorie les besoins des services. C’est l’occasion de communiquer sur son rôle dans l’organisation, d’expliquer comment il aidera à mettre de l’huile dans les rouages, afin d’optimiser le fonctionnement administratif et de limiter les zones de risques. Chez Mindset Finance, nous commençons toutes nos interventions par un 1er diagnostic des outils, des process et du rôle de chacun.
Organisation des équipes et du management de la Direction financière
Ensuite, votre DAF étudie avec vous la structuration de l’organigramme de la Direction financière . Il passe en revue l’ensemble des tâches qui lui incombent, il définit son périmètre d’intervention précis avec votre validation.
En général, la Direction Financière recouvre d’abord le service comptabilité, puis la mise en place du contrôle de gestion et le pilotage de la trésorerie. Avec un effectif de moins de 50 salariés, le DAF chapeaute souvent les ressources humaines. Selon la complexité et la taille de la société, les aspects informatiques et juridiques dépendent aussi de lui. Le DAF participe alors à la définition de fonction de ces postes et aux divers recrutements.
Détermination des premiers KPI et lancement du reporting
La troisième étape pour structurer une direction administrative et financière consiste à mettre en place les premiers rudiments de reporting. Le DAF identifie, grâce à ses échanges préalables, les données clés pour le pilotage de la société (Key Performance Indicators). Volumes de ventes hebdomadaires, balance âgée des comptes clients, niveau des stocks de fin de semaine, état du carnet de commandes, situation du cash et du BFR, etc., voilà des indicateurs de base à suivre. Tout dépend du secteur d’activité, la solution unique n’existe pas !
Ces premiers KPI, améliorables, seront complétés par la suite. L’essentiel consiste à disposer rapidement de données récurrentes et phares pour le pilotage par le chef d’entreprise.
Rencontre avec les parties prenantes
Enfin, si vous faites appel à un DAF à temps partagé ou salarié, il vous épaule aussi dans la représentation de l’entreprise auprès des parties prenantes. Il apporte de la crédibilité aux projets et dossiers, grâce à son expertise métier. En général, il rencontre donc dans le cadre de sa prise de fonction :
- les banques ;
- les compagnies d’assurances ou courtiers ;
- les avocats ;
- expert-comptable ;
- les commissaires aux comptes (le cas échéant) ;
Dans les tâches d’un responsable financier , on relève également la gestion des relations avec l’administration fiscale et les douanes, quand cela est nécessaire.
Vous disposez maintenant des clés principales pour entamer le processus afin d’organiser une direction financière. Faites appel à nos spécialistes pour évoquer votre projet. Ils vous épauleront pour le mettre en œuvre.
Vous avez un projet d’organisation de votre direction financière ? Prenez contact avec notre DAF.
