Saviez-vous que la perte de créances clients était l’une des premières causes de faillites chez les PME ?
On parle quand même de 56 milliards d’euros de pertes de créances.
Si vous n’encaissez pas au comptant, vos créances clients peuvent représenter un poste important pour votre entreprise. Lorsqu’elles s’accumulent, elles peuvent poser problème.
En effet, l’entreprise doit payer ses fournisseurs alors qu’elle n’a pas encore encaisser ses créances.
Les créances clients impayées affectent votre Besoin en Fonds de Roulement (le BFR). Si votre BFR est plus élevé que votre Fond de Roulement, vous devez plus que vous ne recevez. Bien sûr, cela peut avoir un impact négatif sur la gestion de trésorerie.
Pour vous aider, nous avons rédigé un article sur les 3 actions pour améliorer la trésorerie d’une entreprise.
Retrouvez dans ce nouvel article de blog nos meilleurs conseils pour optimiser la gestion de votre poste clients :
Conseil #1 : Ayez de bonnes relations avec vos clients
Conseil #2 : Facturez rapidement et mettez en place une politique de recouvrement ferme
Conseil #3 : Organisez un suivi régulier de vos créances clients
Conseil #4 : L’affacturage
Conseil #5 : Dernier recours : la lettre recommandée et l’injonction de payer
Ayez de bonnes relations avec vos clients
Un conseil souvent négligé est de vous assurer que vous entretenez de bonnes relations avec vos clients. S’ils vous font confiance, vous connaissent et vous apprécient, vous êtes plus susceptible d’être payé en temps et en heure. Sinon, ils se sentiront coupables s’ils ne vous paient pas.
Les bons comptes font les bons amis n’est-ce pas !
Faites en sorte que votre client connaisse la valeur de vos services en le tenant informé des démarches que vous entreprenez et pourquoi. Aidez-le à comprendre à quel point votre travail peut être compliqué ou difficile.
Bonus 1 : Vérifiez le profil de vos futurs clients
Parce que « mieux vaut prévenir que guérir », assurez vos arrières. Pour cela, avant même de signer avec votre futur client, renseignez-vous un peu sur son profil. Si les fonds propres de la société sont déjà dans le rouge, c’est bien évidemment un mauvais signe !
Surtout, n’oubliez pas que même un client « solvable » peut aussi être de mauvaise foi…
En cas de doute, vous pouvez demander un acompte avant de démarrer votre mission.
Bonus 2 : Excellez dans vos missions
Cela peut paraître évident, mais ça a quand même son importance. Si vous êtes bon dans ce que vous faites, cela réduira les plaintes des clients ou les raisons de ne pas payer vos honoraires. Souvent, le motif de non-paiement qui revient le plus est le mécontentement de la qualité du travail fourni.
“Chose promise, chose due”, effectuez bien ce que vous avez promis au départ, afin de ne pas donner aux clients une bonne excuse pour ne pas envoyer le règlement.
Bonus 3 : N’oubliez pas d’obtenir un contrat signé avant de commencer votre mission.
Facturez rapidement et mettez en place une politique de recouvrement ferme
Les clients paient vos notes d’honoraires plus tôt s’ils les reçoivent peu de temps après que vous ayez réalisé votre prestation.
Envoyez votre facture finale dès que la mission est terminée. N’attendez pas la fin du prochain cycle de facturation.
Transmettez vos notes d’honoraires mensuellement plutôt que de les regrouper sur quelques mois. La plupart des clients préfèrent recevoir une facture mensuelle pour la bonne gestion de leurs comptes.
Pour vous aider, mettez en place des dispositifs automatisés. De nombreux outils existent aujourd’hui pour vous épauler, comme :
- Go CardLess, pour le prélèvement des clients,
- Leanpay, pour automatiser les relances clients,
- Defacto, qui permet d’accéder en 48h à une ligne de crédit dynamique, afin de pouvoir financer avec flexibilité son BFR.
- Et bien d’autres…
N’oubliez pas qu’un retard de paiement ou un impayé peut avoir un impact négatif sur la trésorerie de votre entreprise.
Également, il se peut que vos retards de paiements soient dus à un problème de process en interne et non à une mauvaise volonté de la part de vos clients. Dans ce cas, vous pouvez avoir recours à un accompagnement externe auprès d’un DAF externe comme Mindset Finance pour l’auditer et l’améliorer afin d’optimiser la gestion de votre trésorerie.
Vous souhaitez auditer et améliorer la gestion de votre poste clients ?
Organisez un suivi régulier de vos créances clients
Pour être sûr de réagir dans les temps et assurer l’équilibre de votre trésorerie, mettez en place des points de facturations et recouvrements hebdomadaires. Vous passerez ainsi en revue l’état des factures et identifierez les actions à mener dans la semaine pour obtenir leur règlement dans les meilleurs délais dans le but d’améliorer la gestion de votre trésorerie.
L’affacturage
L’affacturage est un moyen permettant de disposer rapidement de vos créances clients sans en attendre leur échéance. Vous cédez vos factures à un organisme, que l’on appelle le “factor” (une banque, Factofrance, Bpifrance, etc.) et qui vous avance le règlement. Parfois, le factor peut prendre en charge tout ce qui est lié à ces factures : suivi, relance, recouvrement, etc.
Un contrat, dit “d’affacturage” entre le factor et votre entreprise fixe le cadre de la cession de vos factures. Vous “vendez” vos factures (et donc les sommes qui vous sont dues par vos clients). Le factor vous reverse immédiatement le montant de vos factures (il en sera bien évidemment déduit le coût de sa commission). C’est ensuite lui qui se chargera directement de relancer vos clients afin de recouvrer les factures.
Dernier recours : la lettre recommandée et l’injonction de payer
Si le problème persiste, n’hésitez plus à envoyer une lettre de mise en demeure. Plus menaçante, cette lettre recommandée avec accusé de réception pourra évoquer la possibilité de faire appel à une injonction de payer, sans réponse sous huit jours. Elle doit contenir l’ensemble des encours de l’entreprise concernée et le compte-rendu des relances effectuées avec leur date.
Votre dernier recours : le recouvrement judiciaire ou l’injonction de payer du tribunal de commerce (qui peut être simplement demandée en ligne). Votre débiteur aura alors un mois pour régler sa dette. Vous pouvez également faire appel à des cabinets de recouvrement spécialisés.
Ces cabinets relancent pour vous votre créancier via des lettres recommandées ou des appels téléphoniques.
Arrivé à cette étape, vous aurez sans doute déjà perdu un temps considérable et sans doute autant d’argent. Mais n’abandonnez jamais. Tout travail mérite salaire et toute facture son paiement.
Conseil bonus : Intégrer LeanPay pour une gestion optimisée des créances clients.
LeanPay est un logiciel de relances clients et de recouvrement de créances adapté aux besoins des PME, PMI, ETI (…) qui gèrent d’importants volumes de factures chaque mois et qui cherchent à gagner en efficacité et à réduire leurs délais de paiement.
Intégrer LeanPay à votre stratégie de gestion des créances clients vous offre une solution complète et innovante.
- Envoi automatique de relances clients personnalisées. Cela permet de relancer une facture dès les premier retard et de n’en oublier aucune. Résultat : 97,5 % des factures sont payées grâce aux relances clients.
- Suivi en temps réel de nombreux KPIs afin de mesurer la qualité du recouvrement : encours clients, balance âgée, délais de paiement moyens, prévisionnel d’encaissement…
- Plateforme de paiement afin de proposer aux clients en retard de payer directement en ligne par carte bancaire ou par virement
- Accès multi-utilisateurs avec gestion des droits pour intégrer les commerciaux dans le process de recouvrement et de cash culture
- Alertes dès qu’un client dépasse le montant d’encours couvert par votre assurance-crédit. Une façon d’éviter les impayés
- Possibilité de lancer une procédure de recouvrement judiciaire directement dans LeanPay auprès de ses partenaires : avocats, cabinets de recouvrement..
Grâce à l’automatisation du processus de facturation, vous pouvez générer et envoyer des factures en quelques clics, accélérant ainsi le cycle de paiement.
Avec le suivi des paiements en temps réel de LeanPay, vous disposez d’une vue d’ensemble de votre poste clients vous permettant de réagir rapidement aux retards de paiement et d’éviter les impayés. De plus, l’automatisation et la personnalisation de l’envoi des relances contribuent à améliorer la communication avec votre client tout en réduisant le temps passé par vos équipes à traiter ces tâches chronophages.
