La facture électronique ne relève plus de la transformation numérique, mais bien d’une obligation réglementaire. Dès septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les premières seront tenues de les émettre dans un format structuré.
Voici 8 conseils pour adopter la facturation électronique sans stress et en tirer le meilleur.
Anticiper le calendrier de la réforme de la facture électronique
L’anticipation est la première clé. En gestion financière, mieux vaut éviter d’attendre les dernières semaines pour se mettre en conformité.
Voici les dates à retenir :
- Septembre 2026 : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises devront aussi commencer à les émettre.
- Septembre 2027 : obligation d’émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- Septembre 2028 : obligation d’émission pour toutes les PME, TPE et micro-entreprises.
Comprendre les obligations qui vous concernent
La facture électronique, telle que définie par la réforme, doit être :
- Émise dans un format structuré : Factur-X, UBL ou CII,
- Transmise via une PA (plateforme agréée, anciennement PDP) ou PPF,
- Accompagnée de mentions légales obligatoires (SIREN de l’acheteur, nature de la transaction, adresse de livraison, etc.).
À noter : il ne sera plus possible de générer une facture avec un tableur, un traitement de texte ou même certains outils de facturation en ligne non conformes.
Choisir une plateforme de facturation (OD ou PA)
Deux types d’acteurs interviennent dans le traitement des factures électroniques :
- OD (Opérateur de Dématérialisation) : un logiciel ou prestataire qui gère techniquement vos factures (émission, réception, formatage), mais qui doit passer par une PA pour transmettre les données à l’administration.
- PA (Plateforme Agréée) : opérateur immatriculé par l’État, qui peut transmettre directement les factures à l’administration fiscale et gérer l’ensemble du processus de facturation.
Un éditeur logiciel comme Sage, Cegid, Pennylane… peut être simple OD (il doit alors passer par une PA tierce pour transmettre les données) ou devenir PA (il peut alors gérer l’ensemble du processus de facturation pour ses clients sans intermédiaire).
Un logiciel peut parfaitement cumuler les rôles d’OD et de PA. En revanche, seule l’immatriculation officielle en tant que PA lui permet de transmettre directement les factures à l’administration fiscale (via le PPF).
Pour faire le bon choix, évaluez :
- Le volume de factures que vous émettez et recevez,
- Vos besoins de connectivité avec d’autres outils (ERP, précomptabilité, CRM…),
- Le niveau de service attendu (suivi, automatisation, support),
- La compatibilité avec vos logiciels existants,
- La sécurité des données et les capacités d’archivage.
Pour être considérée comme conforme, une facture électronique devra transiter via une PA (plateforme agréée, anciennement PDP) ou PPF, comme Pennylane, et respecter les exigences de structuration et de transmission prévues par la réglementation. Pennylane, en tant que PA, assure la transmission sécurisée des factures et garantit leur conformité avec les normes fiscales.
La liste officielle des PA immatriculées est publiée et mise à jour régulièrement sur le site de l’administration fiscale : impots.gouv.fr. Elle précise les plateformes, leur statut et, si nécessaire, les réserves concernant leur raccordement technique.
Échanger avec votre expert-comptable ou votre DAF externe
Votre expert-comptable joue un rôle central dans cette transition. Il connaît vos flux, vos obligations fiscales et vos contraintes sectorielles. Il peut :
- Auditer vos outils et vos pratiques actuelles,
- Définir les étapes de mise en conformité,
- Gérer ou déléguer la formation aux équipes,
- Assurer la transmission des données comptables conformes.
Chez Mindset Finance, nous sommes à la fois DAF externalisé et cabinet d’expertise-comptable. Nous agissons comme interlocuteur unique, de l’analyse des flux jusqu’à la validation technique et fiscale.
Cartographier vos flux de facturation
Pour passer à la facturation électronique, vous devez savoir :
- Quels outils sont utilisés pour la facturation, la caisse ou la vente en ligne,
- Quels canaux vous utilisez (B2B, B2C, marketplace, export, etc.),
- Quels formats de factures vous produisez actuellement,
- Quel est votre volume de factures mensuel et annuel,
- Quelles obligations vous concernent (facture électronique, e-reporting ou les deux).
Nous réalisons cette cartographie avec nos clients pour identifier précisément les écarts à combler et les priorités à adresser.
Analyser les processus internes (et les faire évoluer)
La réforme est l’occasion de revoir vos méthodes :
- Comment validez-vous une facture avant émission ?
- Quelles étapes de contrôle ou de saisie peuvent être automatisées ?
- Avez-vous mis en place des processus pour les cas particuliers (autofacturation, affacturage, interco, etc.) ?
- Comment sont archivées vos factures et qui y a accès ?
Fixer des objectifs de transformation
Adopter la facture électronique, c’est aussi une opportunité d’optimisation :
- Automatiser les traitements comptables et administratifs,
- Réduire les délais de paiement et améliorer la trésorerie,
- Améliorer la qualité des données financières,
- Fiabiliser les déclarations de TVA,
- Renforcer la traçabilité de vos flux.
Nous pouvons vous accompagner dans cette réflexion stratégique : ne pas faire le minimum légal, mais utiliser la réforme pour professionnaliser la fonction finance.
Communiquer avec vos clients et vos fournisseurs
Vous n’êtes pas seul dans cette transition. Toutes les entreprises vont devoir s’adapter. Plus vous anticipez, plus vous facilitez la coordination.
Pensez à :
- Informer vos clients des changements à venir (formats, délais, mentions…),
- Prévoir un calendrier interne de déploiement, et le partager,
- Créer un point de contact en interne pour les questions liées à la facture électronique,
- Préparer des documents d’aide ou de formation pour vos interlocuteurs externes.
Besoin d’en parler ?
La facture électronique n’est pas une simple évolution technique : c’est une réforme fiscale, comptable et organisationnelle qui touche au cœur du fonctionnement de votre entreprise. Plutôt que de la subir, vous pouvez l’anticiper, la structurer, et en faire un levier d’amélioration durable.
Chez Mindset Finance, nous accompagnons les entreprises en tant que DAF externe et expert-comptable. Nous savons que cette réforme peut sembler complexe. Mais bien anticipée, elle devient une opportunité de structuration, d’automatisation et de fiabilité de la fonction finance.
Besoin d’un plan d’action clair, de choisir une plateforme ou simplement de faire le point ? Échangeons dès maintenant.
