Le passage au tout numérique s’accélère dans les entreprises et en particulier dans les services financiers. La pandémie de la COVID-19 participe au besoin de dématérialisation avec la forte progression du télétravail notamment. Vous souhaitez activer le processus dans votre société ?
Vous vous interrogez sur les objectifs et l’organisation de la digitalisation de la fonction finance ? Nous vous expliquons pourquoi et comment mettre en œuvre cette transformation.
Analysons quels rôles jouent le DAF et le DSI et regardons leur complémentarité, tant dans le projet que pour les défis de demain.
Pourquoi digitaliser la fonction finance ?
La digitalisation ne doit pas être perçue comme un phénomène de mode. Elle répond à des besoins précis dans les services financiers.
Périmètre de la digitalisation de la fonction finance
Depuis quelques années, la transition vers le tout numérique s’accélère. La loi de finances 2020 conduit même à une généralisation progressive de la facturation électronique entre 2023 et 2025. La dématérialisation des factures fournisseurs constitue une étape majeure dans le passage au zéro papier et à la traçabilité des flux financiers.
Citons quelques autres exemples concrets et fréquents de digitalisation de la fonction finance :
- processus de notes de frais ;
- le workflow informatisé des bons à payer pour les achats, dans le cadre du procure to pay ;
- l’archivage digitalisé ;
- l’automatisation des rapprochements bancaires ;
- les outils bureautiques collaboratifs sur le cloud ;
- l’implémentation des ERP ;
- la validation des paiements en gestion de trésorerie ;
- l’informatique décisionnelle (Business Intelligence) et la data visualisation ;
- etc.
Objectifs et avantages de la digitalisation des services financiers
La transformation digitale dans les équipes finance contribue à :
- sécuriser les processus en évitant des erreurs manuelles ;
- réduire les tâches répétitives sans valeur ajoutée pour les collaborateurs ;
- diminuer les coûts de traitement de l’information grâce à l’automatisation ;
- diminuer le délai de production des reportings financiers ;
- dégager du temps pour l’analyse de la donnée ;
- donner des outils et moyens sécurisés pour attaquer la data, la partager et l’analyser (reporting, outils décisionnels).
Tous ces objectifs représentent des atouts réels pour votre entreprise. Prenons un exemple.
Le développement des systèmes intégrés, dits ERP, contribue à la digitalisation, par une plus grande automatisation et la suppression de ponts ou interfaces. Pour établir un inventaire physique, auparavant, vous releviez les produits sur une feuille volante, vous saisissiez sur un tableur pour les valoriser et pour les comparer avec le stock théorique, quand il existait.
Aujourd’hui, vous scannez les articles et le système informatique les intègre puis les rapproche automatiquement avec les données en machine.
C’est la disparition du traitement manuel, des pointages et du papier et la réduction des erreurs !
Comment mettre en œuvre la digitalisation de la fonction finance ?
Pour mener à bien ce projet d’envergure, nous vous recommandons de nommer une équipe ad hoc. Analysons la démarche ensemble.
Organisation de la dématérialisation des services financiers
Les fonctions à digitaliser ne concernent pas que l’équipe finance. N’oubliez pas que la comptabilité, le contrôle de gestion et la trésorerie sont au service de tous dans l’entreprise. Ils œuvrent en prise directe avec les activités et les équipes fonctionnelles. Le projet doit intégrer tous les services impactés par le changement.
L’organisation comprend une première phase de diagnostic, avec l’analyse de l’enjeu pour l’entreprise et la définition des priorités. Par exemple pour une dématérialisation des factures fournisseurs, souhaitez-vous automatiser d’abord le rapprochement des factures avec les réceptions de marchandises ? Ou développer la création systématique de commandes y compris pour les prestations ?
Ensuite, il convient de constituer l’équipe projet, du sponsor, en passant par le comité de pilotage composé d’un chef de projet et de leaders métiers, jusqu’au key users.
Enfin, vient l’étape de l’élaboration du plan d‘actions avec un rétroplanning ainsi que des ressources affectées aux tâches.
DAF et DSI : des missions complémentaires dans la transformation digitale
Rôle du DAF
Par sa connaissance des activités et des flux de l’entreprise, un DAF externe ou salarié s’avère précieux dans un processus de digitalisation. Il s’assure que les nouveaux outils mis en place répondent aux fonctionnalités de base. Il garantit que l’informatique décisionnelle analyse convenablement les données.
En charge de l’audit interne, il actualise l’évaluation des risques, du fait de la numérisation et prend les mesures correctrices le cas échéant. Enfin, il effectue le suivi budgétaire du projet et recherche les financements nécessaires.
Rôle du DSI
Le directeur des systèmes d’information (DSI) maîtrise les outils tels l’intelligence artificielle et les progiciels de gestion intégrés (PGI ou ERP). Il administre les serveurs, les réseaux, le stockage, les bases de données, etc.
Par ailleurs, il apporte sa vision et sa compétence en matière de pilotage de la sécurité et des droits d’accès ou sur la réglementation liée à la conservation, à l’entreposage et à la transmission des données.
DAF et DSI, complémentaires et alliés
Le DSI ne fixe pas les règles de gestion des flux. Le DAF ne maîtrise pas la technologie des nouveaux outils. Chacun contribue au succès de la digitalisation de la fonction finance. Tous deux communiquent conjointement pour faire adhérer les équipes au projet.
Pourquoi la digitalisation est-elle juste une étape dans la transformation des services financiers ?
Tous ces outils digitalisés apportent un profond changement au quotidien dans l’entreprise. Et ce n’est pas une fin en soi. Regardons quels sont les défis suivants.
Les enjeux et défis de demain pour le métier de la finance
Le métier de comptable et celui de contrôleur de gestion sont en profonde évolution. La digitalisation de la fonction finance conduit à un réel bouleversement pour lequel le DAF externe doit faire preuve de capacités managériales. La première étape sera d’embarquer les équipes dans le projet.
Une fois les automatisations déployées, les collaborateurs se posent des questions sur leur nouveau rôle. Le DAF doit imaginer et réécrire les définitions de fonction et redimensionner les équipes en cas de gains importants induits par l’automatisation. Tous les salariés sont-ils capables de suivre ? Quelles formations proposer à ceux qui éprouvent des difficultés ? Comment faire évoluer son management ?
Pour les contrôleurs de gestion, le directeur financier s’inquiète aussi de la transformation de leur métier. Avec le raccourcissement du délai pour produire les données, ces derniers peuvent participer à des projets transverses ou mener des études nouvelles. Plus proactif et plus communicant, le contrôleur financier se présente sous un profil nouveau et son responsable doit l’épauler. Enfin, le directeur financier promeut dans l’entreprise la culture du chiffre, et vulgarise son métier auprès des autres managers.
DAF externe ou interne et DSI, des alliés pour la transformation des services financiers
Les évolutions en cours depuis quelques années ne sont pas achevées. Tous les services d’une entité ou d’une business unit sont confrontés à la transformation digitale de leur métier.
Comme pour le pilotage du projet de digitalisation de la fonction finance, pour mener à bien les étapes suivantes dans l’entreprise, le directeur financier et le DSI doivent s’allier. Leur complémentarité métier et leur capacité à gérer le déploiement à quatre mains, sont des gages de succès pour les étapes suivantes.
Leur fonctionnement en équipe apporte stabilité et réassurance aux collaborateurs dans ces périodes parfois difficiles à vivre.
Pour vous aider à opérer cette conduite fondamentale du changement et à réussir la digitalisation de la fonction finance, faites appel à un DAF externe. Il vous épaulera pour gérer le projet, main dans la main avec votre DSI ou avec le consultant informatique nommé chef de projet.
Prenez contact avec un de nos experts afin d’échanger avec un professionnel de la finance d’entreprise.
