Le cycle de trésorerie dépend à la base du modèle d’affaires de votre entreprise.
Une société qui produit et commercialise des produits industriels dégage un besoin de financement (le besoin en fonds de roulement ou BFR), à cause du décalage entre :
- l’achat des matières premières
- la production
- la vente
- l’encaissement
Alors qu’une société de grande distribution dégage en principe une ressource de financement (un BFR négatif), en encaissant ses clients au comptant et en payant ses fournisseurs à 60 jours fin de mois.
La trésorerie est également sensible à la conjoncture économique et au stade de maturité de votre entreprise.
On sait que la trésorerie de nombreuses sociétés a été dévastée par la crise du COVID-19.
On sait également que des startups en pleine croissance dégagent un besoin de financement extrêmement fort.
En dépit de votre modèle d’affaires, de la conjoncture économique et du stade de maturité, vous disposez de leviers d’action pour maîtriser par vous-même la trésorerie de votre entreprise.
Nous vous proposons trois actions concrètes, afin de vous lancer dans ce projet :
- Action #1 : Réalisez un audit de vos dépenses
- Action #2 : Automatisez vos process de facturation et de relance
- Action #3 : Renégociez vos emprunts bancaires
Réalisez un audit de vos dépenses
Premier point sur lequel vous pouvez agir directement : les dépenses de votre entreprise.
Il vous faut d’abord dégager du temps dans votre planning, pour vous consacrer pleinement à cette tâche. Une tâche d’envergure certes, mais impactant directement les finances de votre entreprise.
Ensuite, commencez par analyser vos derniers comptes de résultat.
Notamment les comptes des classes suivantes :
- 60X : Achats
- 61X : Services extérieurs
- 62X : Autres services extérieurs
- 63X : Impôts, taxes et versements assimilés
- 64X : Charges de personnel
- 65X : Autres charges de gestion courante
- 66X : Charges financières
- 67X : Charges exceptionnelles.
Cette analyse se fait en trois étapes :
- Contrôlez la part de ces différents postes dans votre chiffre d’affaires
- Suivez leur évolution sur plusieurs exercices, en parallèle de l’évolution de vos ventes
- Analysez la part et l’évolution de vos charges variables et de vos charges fixes
Vous aurez alors une première idée des postes de charges décaissables les plus importants, et de certains postes sur lesquels vous pensez pouvoir agir.
Après avoir bien analysé vos comptes de résultat, vous devez vous intéresser à un poste particulier du bilan : les banques.
Lancez-vous dans un audit des colonnes débitrices de vos relevés bancaires.
Repérez les frais récurrents sur lesquels vous pourrez soit :
- les supprimer, car non-essentiels à votre business
- négocier des tarifs avec vos partenaires
- effectuer un benchmark de la concurrence pour baisser vos coûts
Prêtez un œil attentif aux sommes les plus importantes :
- assurez-vous de disposer des justificatifs en lien avec ces dépenses
- réfléchissez à un moyen de diminuer ces sorties de trésorerie
- envisagez de ralentir le délai de règlement des fournisseurs, afin de réduire votre BFR
Auditez vos dépenses est une tâche d’envergure.
Mais c’est un premier pas vers l’amélioration de votre trésorerie.
Vous pouvez également opter pour l’utilisation d’un logiciel de trésorerie, qui vous guidera dans la mise en place d’un tableau de bord simple et efficace, au sein duquel vous pourrez effectuer ce travail d’identification des différents types de postes très facilement.
Une fois sûr de vos dépenses, pour pouvez maintenant optimiser certains process chronophages et coûteux.
Pour vous aider, découvrez les 5 étapes indispensables pour mettre en place un budget d’entreprise.
Automatisez vos process de facturation
Le Projet de loi de finances pour 2021 maintient l’ambition du Gouvernement de basculer progressivement les entreprises vers une facturation électronique, entre 2023 et 2025.
L’anticipation de cette obligation légale peut bénéficier à votre entreprise.
Car la dématérialisation et l’automatisation de la facturation, entraînent de nombreuses conséquences positives pour votre trésorerie.
Cela permet une réduction des coûts et un gain de temps : deux variables impactant directement ou indirectement vos finances.
- Les gains de coûts :
Dans un premier temps, vous réaliserez des économies importantes en fournitures administratives (papier, encre, etc.) voire en location et maintenance de photocopieurs. Aussi, vos espaces de stockage et d’archivage seront considérablement réduits.
L’automatisation des process de facturation entraîne un gain de sécurité. Les risques d’erreurs et d’oublis sont maîtrisés grâce aux logiciels (génération automatique des factures, contrôles de cohérence, etc.).
Vous diminuez également les risques de redressement fiscal. Car les logiciels d’automatisation permettent de respecter certaines obligations légales, telle que la numérotation chronologique et sans interruption de vos factures.
- Le gain de temps :
La facturation et son suivi sont extrêmement chronophages. L’automatisation de vos process va vous permettre un gain de temps considérable.
Grâce à la facturation récurrente, le logiciel s’occupe de créer automatiquement la bonne facture au bon moment.
Aussi, vous ne perdrez plus de temps à chercher des factures dans vos archives.
Vous émettez vos factures plus rapidement en transformant vos devis en un clic. Et plus vite vous facturez, plus vite vous serez payé. Votre trésorerie sera alors plus robuste, grâce à un délai moyen d’encaissement clients réduit.
Vous gagnez également du temps dans la création de documents complexes, tels que les propositions commerciales ou les contrats spécifiques.
L’automatisation des process de relance.
Elle doit être faite en tenant compte de certaines bonnes pratiques instaurées en amont.
En verrouillant les règles de communication dans vos relances clients, vous serez alors sûr de bénéficier de nombreux avantages impactant votre trésorerie.
Le gain de temps obtenu par la facturation automatique ne doit pas être perdu dans une mauvaise gestion du recouvrement. Grâce à l’automatisation des relances, vous sécurisez et améliorez vos délais de paiement.
Votre BFR vous remerciera.
L’étude menée par Sellsy et YouGov en 2019 auprès de plus de 200 entreprises montre :
- qu’une PME sur deux subit des retards dans ses délais de paiement
- qu’une entreprise sur 5 déclare plus de 5% du CA en impayé
Automatiser vos process de relance va vous permettre d’agir en interne sur ces problématiques impactant directement votre trésorerie.
Indirectement, cela libérera du temps à vos équipes pour travailler sur des tâches :
- plus épanouissantes que les relances clients
- plus intéressantes pour votre entreprise
Renégociez vos emprunts bancaires
Les emprunts sont nécessaires pour financer vos investissements.
C’est une évidence.
Tout comme le remboursement des échéances d’emprunt, qui tombent tous les mois.
Mais derrière cette évidence se cachent des frais qui peuvent être réduits : les intérêts. Ces intérêts rémunèrent les établissements de crédits pour le service qu’ils vous rendent.
Néanmoins, ils peuvent être négociés plusieurs fois, tout au long de la durée de vie de l’emprunt. Aussi, en fonction de la conjoncture économique, de votre santé financière et de la concurrence sur le marché des banques, vous pouvez bénéficier d’une baisse des intérêts.
Des intérêts prélevés en général chaque mois sur de nombreuses années et dont la diminution permettrait d’assainir vos sorties de trésorerie.
Vous pouvez également vous pencher sur le regroupement de crédits. Il s’agit d’un montage financier permettant de réduire les intérêts d’emprunts.
Outre les intérêts, vous pouvez également diminuer le montant des échéances, en :
- allongeant la durée du crédit
- reportant les échéances de remboursement
Soyez conscient tout de même que ces solutions peuvent entraîner des frais. Vous devez donc faire un arbitrage entre montant des échéances et charges financières associées. Enfin, ne négligez pas les frais issus des assurances de vos emprunts.
La loi Lagarde permet aux entreprises d’assurer leurs emprunts auprès de l’assureur de leur choix. Pas nécessairement l’établissement prêteur. Un levier d’action à ne pas négliger dans vos négociations.
Vous disposez maintenant de 3 actions concrètes, vous permettant d’agir directement sur la trésorerie de votre entreprise !
Si vous souhaitez aller plus loin, ou vous faire accompagner dans la gestion financière de votre société, prenez contact avec un de nos experts.
Chez Mindset Finance, nous sommes aux côtés des dirigeants de start-up, TPE et PME et accompagnons les décideurs dans le pilotage financier de leur entreprise.
L’équipe de Mindset Finance.
Vous souhaitez vous faire accompagner dans l’amélioration de votre trésorerie ?
