Chaque année, vous relancez le processus dans votre entreprise, vous pensez à l’année écoulée et vous vous interrogez. Comment construire un budget d’entreprise réaliste ? Comment faire en sorte que l’énergie consacrée à sa préparation soit efficacement dépensée ? Dans cet article, nous vous exposons les points fondamentaux à ne pas omettre. Le budget s’insère dans une démarche stratégique globale et exige une association parfaite des équipes.
Il est essentiel de bien définir les paramètres et données de base et de les partager. Enfin, le budget, prolongement de l’année en cours, n’est pas figé dans le marbre.
Établir un prévisionnel budgétaire réaliste : prise en compte de la réflexion stratégique
Pourquoi la préparation d’un budget réaliste pour l’année suivante doit-elle s’insérer dans un projet à plus long terme ?
Processus de réflexion stratégique et business plan pluriannuel
Si vous souhaitez que votre budget prévisionnel soit réaliste et donc utile au pilotage de votre entreprise, commencez par le percevoir comme un élément à part entière du processus stratégique. Il fait partie de votre business plan. L’époque où vous le prépariez rapidement sur une feuille A4, à la demande du banquier, est définitivement révolue.
Le budget est un outil d’aide à la décision au cours de l’année suivante, par exemple quand les résultats obtenus sont inférieurs aux prévisions. Encore faut-il qu’il reflète la réalité et qu’il soit atteignable, grâce à des actions concrètes prévues pour chaque objectif. Commencez donc par réfléchir à votre stratégie globale, commerciale, industrielle et financière. Quelles sont les orientations visées pour les 5 prochaines années ? Quels moyens mettez-vous en œuvre pour y parvenir ? Comment financez-vous votre développement, votre BFR et vos investissements ?
Orientations budgétaires données par la direction générale
Les orientations à intégrer au budget annuel découlent de ce business plan. En tant que dirigeant, il vous appartient d’impulser la démarche de construction du prévisionnel, en édictant les grands choix stratégiques et en les partageant avec vos collaborateurs directs. Émettez une note de cadrage budgétaire.
C’est un outil précieux pour votre contrôleur financier ou DAF externe, afin de s’assurer tout au long de l’élaboration des budgets, que toute l’équipe de managers est bien en phase avec la direction générale.
Construire un budget d’entreprise réaliste : associer les équipes au projet
Si vous vous demandez comment construire un budget réaliste, pensez communication. Elle est fondamentale !
Coordination de la construction budgétaire
Une bonne communication commence par la définition d’une équipe de pilotage du processus.
C’est en général les services financiers qui s’en chargent, notamment le contrôle de gestion et le DAF externe ou interne. Ces derniers ne sont pas en charge de fixer eux-mêmes les chiffres du budget. Ils conçoivent les supports de préparation et les formats de restitution, élaborent le rétroplanning et effectuent le suivi de l’ensemble. Ils alertent aussi si les données prévues par les opérationnels sont inatteignables, erronées ou peu fiables.
Ce sont donc des vecteurs de communication et des maillons clés, dans l’optique de construire un budget réaliste.
Implication des responsables opérationnels et fonctionnels
Préparer le budget prévisionnel d’une entreprise en tête à tête avec le DAF est une mauvaise idée si vous souhaitez obtenir un résultat réaliste. La construction budgétaire est faite d’allers-retours avec vos équipes. Certes, vous définissez les axes stratégiques et vous validez les objectifs de chaque manager.
Mais sans un échange et un vrai partage avec vos équipes, attention au risque de retenir des éléments déconnectés de la réalité de votre société. Les résultats de l’année suivante risquent de ne pas être en phase.
Idéalement, associez-les au maximum dans la préparation des données chiffrées. Par exemple, demandez-leur de renseigner eux-mêmes les ventes, sur un outil paramétré comme Anaplan, voire un tableau Excel sécurisé. C’est le meilleur moyen de les impliquer.
Restitution et présentation des budgets
Organisez des réunions afin que chaque service puisse y présenter un budget propre. Le manager y défend ses objectifs détaillés et son propre prévisionnel. Moment d’échange privilégié avec la direction générale et le DAF interne ou externe, il permet d’identifier les points de blocage voire des atouts insoupçonnés. Il aboutit parfois à modifier les objectifs et le budget.
Demandez par exemple la correction d’un prévisionnel peu ambitieux, si les données retenues sont insuffisantes au regard des résultats habituels. Le management par objectifs conduit à octroyer des bonus l’année suivante, en fonction de l’atteinte de ces KPI (indicateurs de performance clé). Attention donc au réalisme du budget !
Comment construire un budget d’entreprise réaliste : les postes clés
Les ventes prévisionnelles
Pour disposer d’un budget d’entreprise réaliste, l’analyse des prévisions de ventes est fondamentale. Les ventes entraînent le calcul de tous les autres postes. Qu’il s’agisse de la fabrication de produits dans une usine ou de l’achat de marchandises de négoce, c’est bien le volume de ventes qui est déterminant pour construire un budget.
Étudiez bien vos données historiques, la saisonnalité éventuelle, l’évolution du marché global et vos propres parts de marché. Disposez-vous des forces commerciales terrain pour atteindre le développement prévu ? Votre nouvelle ligne de production sera-t-elle opérationnelle pour vos gammes d’été ? Un DAF externe peut vous aider judicieusement dans cette prise de recul sur les chiffres, afin de réaliser un prévisionnel objectif.
Les paramètres budgétaires
Tous les acteurs de la construction budgétaire doivent recevoir les paramètres à retenir. Le directeur financier définit, en concertation avec le chef d’entreprise :
- les évolutions tarifaires (énergies, matières premières, etc.) ;
- le taux d’inflation ;
- les hypothèses relatives à la masse salariale (selon les objectifs de la NAO et la progression des charges patronales) ;
- les paramètres fiscaux ;
- le contexte financier (taux d’actualisation et d’intérêt, etc.).
Le budget d’investissement et son impact sur le prévisionnel d’exploitation
Nous recommandons de travailler le budget d’investissement plus en amont. En effet, décider des CAPEX (capital expenditure) pour l’année suivante peut influer sur l’activité économique, soit sur les OPEX (operational expenditure).
Ainsi, si vous optez pour l’acquisition d’une machine pour lancer de nouveaux produits, il est pertinent de l’intégrer dans le calcul des amortissements et d’estimer sa date de mise en service. Adaptez alors le budget commercial en conséquence.
Préparer un prévisionnel d’exploitation atteignable : rôle de l’exercice en cours et du rolling forecast
Analysons comment construire un budget d’entreprise réaliste, en l’insérant dans un espace-temps existant. Il ne peut pas être déconnecté de la vie de votre société.
Exercice en cours et notion d’atterrissage ou d’estimé
Nous ne recommandons pas la méthode dite BBZ du budget base zéro, sauf si vous démarrez votre activité. Pour autant, il ne s’agit pas d’effectuer un simple copier-coller, mais de s’inspirer des années passées et surtout des tendances de l’exercice comptable en cours.
Avant de se lancer dans la construction budgétaire pour l’année N +1, préparez votre atterrissage de fin d’année, en rajoutant la prévision des derniers mois au « réalisé connu ». Il sera ainsi plus aisé de présenter un budget pour l’année suivante.
Réactualisation périodique du budget et rolling forecast
Enfin, considérer que votre budget est utile et réaliste, c’est aussi admettre parfois que les paramètres retenus plusieurs mois auparavant, ne sont plus corrects. Le contexte économique peut évoluer. Pensez au Covid-19 ! Bon nombre d’entreprises ont dû reprendre leurs prévisions en 2020 voire en 2021, afin de les réajuster pour plus de pertinence. On parle alors de révisions budgétaires. Cette pratique se répand de plus en plus et c’est le rôle du DAF de l’impulser.
Une autre tendance est apparue depuis plusieurs années, celle du rolling forecast ou « révisé permanent ». Ces prévisions glissantes tiennent compte de données récentes connues qui permettent de projeter le trimestre suivant par exemple. Cette méthode n’est pas aussi détaillée qu’un budget, mais elle séduit par son réalisme à court terme.
Vous souhaitez être accompagné pour concevoir un prévisionnel réaliste ? Contactez notre DAF externe.
